노션으로 사내 업무 시스템 만들기
들어가며
안녕하세요, 라이너에서 COS로 일하고 있는 조던입니다. COS의 풀네임은 Chief of Staff이며, CEO가 더 중요한 일에 집중할 수 있도록 다방면으로 지원하고 일을 찾아 하는 역할입니다.
지금 라이너팀에서 제가 풀고 있는 문제는 제품이 빠르게 성장하는 만큼 팀에 있어서도 우리가 하나의 팀으로 일하기 위한 효과적인 방법 및 프로세스를 제안하고 실행하는 것입니다.
COS 직무에 대해 더 자세한 내용이 궁금하시다면 라이너팀의 쥰이 작성해주신 아래 블로그 글 링크를 확인해주세요!
라이너 팀은 사람들이 더 빠르게 똑똑해질 수 있도록 돕는다는 사명 아래 24명의 동료들과 함께 일하고 있어요.
제가 입사했을 때는 7명이었는데 팀 규모가 두 배 이상 늘어났고, 일하는 방식 역시 달라져야 했습니다. 라이너는 그동안 업무, 프로젝트 관리 도구로 지라를 문서 도구로 노션을 사용해왔어요.
하지만 지라는 처음 사용하는 사람들에게는 다소 진입장벽이 높은 서비스여서 모든 동료들이 같은 수준으로 지라를 사용하기가 어려웠어요. 이를 위해 사내 가이드도 작성하고, 작성을 부탁드린다는 노티도 드렸지만, 기록이 잘 안 이루어지는 문제들이 일어났어요.😅
협업을 위해 업무 가시성을 확보하는 것은 중요해요. 커뮤니케이션 비용을 줄여 효과적인 협업을 가능하게 해주기 때문이죠. 협업뿐 아니라, 개인에게도 일감을 놓치지 않을 수 있다는 장점이 있습니다. 하지만 일을 위한 일을 줄여야 한다는 것 또한 정말 중요한 문제여서, 이 문제를 어떻게 해결할 수 있을까 고민이 많았어요.
고민 끝에 제가 팀에 제안한 해결책은 현재 지라에서 이루어지는 것을 노션에 구현하는 것이었어요. 팀에서 노션에 가장 관심이 많고 익숙한 제가 라이너 팀이 더욱 효과적으로 협업할 수 있는 데이터베이스를 만들었고, 현재는 노션 데이터베이스로 프로젝트와 태스크 관리를 하고 있어요. 이번 글에서는 제가 노션 데이터베이스로 지라를 대체할 수 있는 시스템을 만든 과정을 소개할게요!
요구사항 및 구현 과정
구현에 필요한 요구 사항은 2가지입니다. 첫째, 칸반 보드 형태의 작업 관리가 가능해야 한다. 둘째, 프로젝트 카드와 개인 작업을 연결할 수 있어야 한다. 다행히 노션의 데이터베이스 기능을 통해 위 두 가지를 쉽게 구현할 수 있었습니다.
노션의 데이터베이스 블록은 Single source of truth를 구현하기에 정말 좋은 기능이에요. 왜냐하면
1. 하나의 데이터베이스를 다양한 보기 방식으로 볼 수 있고
2.필터, 정렬, 속성 On/Off 등으로 각 보기 방식 별로 필요한 정보만 잘 담을 수 있어요.
3.관계형 속성으로 다른 데이터베이스와 연결이 가능해, 서로 다른 두 타입의 정보의 관계를 함께 담을 수 있기 때문이에요.
Single source of truth 란? : 모든 데이터가 한 곳에서 관리될 수 있도록 하는 정보 시스템 설계의 이론
제가 여기서 적용하고자 한 것은 해당 주제에 대한 회사의 모든 정보를 한 곳에서 찾아볼 수 있도록 하자는 것 이었습니다.
위에서 이야기한 데이터베이스 블록의 기능을 활용해 제작한 프로젝트 보드와 태스크 보드의 캡쳐 화면을 공유합니다. 일감의 이름은 공개가 어려운 내용도 있어 가렸어요. 아래 스크린샷에 나온 것처럼 주제 / 목표별로 다양한 보기 방식과 그에 맞는 필터 / 정렬을 적용해 놓았기 때문에 목적에 따라 필요한 내용만 뽑아 볼 수 있답니다.
여기서의 팁 한가지 !
노션 필터 중 ‘나(me)’ 속성을 이용하면, 데이터베이스를 보는 사람들이 포함된 정보들만 보여주는 보기 방식(뷰)를 만들 수 있어요.
하지만 개인별로 편한 프리셋이 있을 수 있어서 지금의 라이너팀은 필요에 따라 보기방식을 생성해서 사용하고 있어요.
보기 방식이 많아지는 것을 원하지 않으신다면 연결된 데이터베이스(Linked Datababase) 기능을 이용하면 됩니다! 이 기능을 이용하면 원래의 데이터베이스에 보기방식을 추가하지 않고도, 원하는 뷰로 데이터베이스를 볼 수 있어요.
각 보기 방식에는 팀원들이 필요한 정보만 볼 수 있도록 각자의 프리셋이 적용되어 있습니다.
프로젝트, 태스크 보드는 관계형 속성으로 연결되어 있습니다. 관계형 속성을 통해 각 태스크가 어떤 프로젝트에 대한 일인지, 반대로 이 프로젝트를 위한 작업들이 완료 되었는지 한눈에 확인할 수 있다는 장점이 있어요.
노션 데이터베이스 기능에 대한 더 자세한 설명 또는 이 기능으로 무엇을 할 수 있는지 더 궁금하시다면 아래의 노션 Help Center 또는 노션 팀 블로그를 참고해주시면 좋아요.
노션 Help Center(Database) : https://www.notion.so/help/category/databases
노션 팀 블로그 : https://www.notion.so/ko-kr/guides
구현 후 : 템플릿 & 안내문 작성
라이너팀이 잘 활용하고 있는 노션 데이터베이스의 또다른 기능은 템플릿입니다. 노션은 데이터베이스에서 템플릿을 생성할 수 있어 반복 작업을 줄일 수 있어요. 저 역시 프로젝트 보드를 설계하며 프로젝트 문서를 보는 모두가 같은 페이지에서 정보를 이해할 수 있도록 템플릿을 준비했어요.
데이터베이스의 속성들만으로도 프로젝트에 대한 간단한 내용은 파악할 수 있지만, 자세한 맥락이 담길 수 있도록 목표 / 솔루션 및 예상 임팩트 / 잠재 리스크 / 각 참여자의 역할 / 성공 기준 / 프로젝트 회의록 등의 내용이 문서에 담길 수 있도록 헤딩을 추가했답니다.
모두가 같은 선상에서 이 시스템을 활용할 수 있도록 아래와 같이 안내문을 작성했어요. 안내문에는 각 속성, 보기 방식에 대한 상세한 설명을 담았어요. 저는 개인적으로 두번 이상 말해야 하는 것은 글로 적는 것이 좋다고 생각하는데요, 그런 점외에도 위 안내문이 앞으로 라이너 팀에 합류할 동료분들에게도 온보딩 시 도움이 될 수 있을 것이라 기대하고 있답니다.
배움 및 기대효과
저는 COS로 일하며 라이너 팀원들이 고객이라는 생각으로 라이너팀의 프로세스를 개선하고 새로운 것을 제안하고 있습니다. 이번 작업을 통해 아무리 좋은 의도를 담아 잘 설계하더라도 팀 내에 올바르게 잘 전달되지 않고, 잘 사용되지 않는다면 ‘좋은 제품이 아니다’는 배움을 얻을 수 있었습니다.
이 배움을 실천하기 위해 메신저(슬랙), 전사 타운홀 미팅에서 공유해 드린 것에 더해 직군별로 온보딩 세션을 통해 더 잘 사용하실 수 있도록 안내를 드렸고, 이전에 제안했던 여타 어떤 장치들보다 잘 이용되는 효과가 있었습니다. 이를 통해 제품 개발 과정은 고객에게 전달하는 것까지가 고려되어야 한다는 배움을 얻었어요.
위 작업을 통해 제가 기대한 성과는 세 가지에요.
1. 업무 가시성 확보
2. Single Source of Truth
3. 비용 절감(JIRA Annual billing)
이중 3번은 다행히 라이너 팀원들이 기존에 사용 중이던 JIRA를 대체할 수 있을 것 같다는 의견을 주셔서 달성 여부를 일찍 알 수 있었습니다. (월 $200 이상 고정비 절감) 1,2는 당장 달성 여부를 알 수 있는 것은 아니지만, 적절한 시기에 측정 가능한 평가 방법을 통해 달성 여부를 체크할 계획에 있습니다.
저는 제가 이번에 라이너 팀에 제안한 방식이 완벽하지 않으며, 더 나은 방법이 있으리라 생각합니다. 라이너 팀은 새로운 제안을 빠르게 적용해보고 학습을 통해 개선할 수 있는 환경이기에 앞으로도 라이너 팀원들과 함께 다양한 변화를 시도하며 라이너팀 만의 일하는 방식을 만들어나갈 것입니다.
